安标国家矿用产品安全标志中心有限公司企业发展部，北京

收稿日期：2021年3月10日；录用日期：2021年4月7日；发布日期：2021年4月15日

摘要

现代企业合同数量日益增长，传统的合同管理方式过于依赖人的行为，已不能满足企业需求，且容易产生风险，随着企业管理信息化的不断发展，合同管理信息化应运而生，合同管理由“粗放型”向“精细化”管理转变。基于信息化手段的合同全过程管理有利于企业形成“事前防范，事中控制和事后补救”的完整工作链条，有利于企业建成科学高效的管控体系。

关键词

合同管理，信息化，全过程管理

Whole Process Management of Contract by Means of Information Technology

Zheng Dang

Enterprise Development Department of Mining Products Safety Approval and Certification Center Co., Ltd., Beijing

Received: Mar. 10^th, 2021; accepted: Apr. 7^th, 2021; published: Apr. 15^th, 2021

ABSTRACT

The number of contracts in modern enterprises is growing day by day. The traditional contract management mode is too dependent on human behavior, which cannot meet the needs of enterprises and is prone to risk. With the continuous development of enterprise information management, contract information management appeared, and contract management changes from extensive to refined. The whole process management of contract by means of information technology is conducive to the enterprise to form a complete working chain of “prevention in advance, control in the process and remedy after the event”, and to build a scientific and efficient management and control system.

Keywords:Contract Management, Informatization, Whole Process Management

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1. 引言

我国企业管理信息化经过三十余年的发展，正迈向新阶段，但与发达国家仍有较大差距，随着全球经济一体化进程的不断推进，提高企业管理信息化水平变得尤为重要 [1]。合同管理信息化是企业管理信息化的重要组成部分，随着企业管理信息化的不断发展，我国很多企业都逐步建立了合同管理信息化系统，但在建设信息化系统的过程中，很多企业仅关注事中管理，忽略事前、事后管理，没有建立动态化、体系化、全过程的信息化合同管理模式。这种“重审签、轻履行”的合同管理方式会给企业造成合同法律风险隐患，不利于企业的风险管理。构建一个全生命周期的信息化合同管理系统，设置合适的监控节点，可以较大程度降低合同法律风险。风险管理的本质是资本经营，是对传统企业管理的补充，有效的风险管理可以为企业创造更多的财富 [2]。这即是以信息化手段实现合同全过程管理的重要意义。

2. 合同法律风险与合同全过程管理

2.1. 合同法律风险

合同法律风险是指企业在合同准备、订立、签署、履行、变更等过程中，实际结果与预期目标发生差异而导致企业必须承担法律责任，并因此给企业造成损害的可能性。根据合同法律风险产生的阶段，主要分为以下几类：合同签订前的法律风险、合同签订时的风险、合同履行过程中的法律风险及合同产生纠纷时的法律风险。

2.2. 合同全过程管理

合同全过程管理是指对合同事前、事中、事后的全过程动态化管理。很多企业的合同管理往往只停留于某一阶段，例如有些企业虽然有完备、严格的合同签署管理制度，有效规避了在订立阶段的风险，但对于合同的履行及事后非预期的变更则没有有效的制度管理和持续跟进。

3. 合同全过程管理的重要意义

3.1. 促进企业内部控制水平不断提高

合同全过程管理要求企业具备科学合理的制度体系和规范的流程，这一要求促使企业不断完善内部控制制度、明确职责分工、科学高效设计程序方法，从而促使企业内部控制水平不断提高，保证企业经济活动和经营管理高效运转。

3.2. 规避企业管理风险的必要手段

跟踪合同管理的各个环节和流程，实时监控，将所发现的问题及时处理，是最大限度规避合同管理风险的必要手段。合同全过程管理实现了合同风险管理工作由浅层被动管理向深层主动管理转变，很大程度解决把关不到位、审核不全面等问题，从而动态监控合同法律风险，降低企业管理风险。

综上，合同全过程管理有利于企业增强内控和风险管理。企业对外依法经营，必然就要求合同寻源阶段、合同签订阶段、合同履行阶段、争议解决阶段全过程做到依法合规，诚信经营。加强合同管理，防范交易法律风险，是当前企业管理的重中之重。

4. 信息化手段下的合同全过程管理

现代企业合同数量日益增长，传统的合同管理方式过于依赖人的行为，已不能满足企业需求，且容易产生风险，随着企业管理信息化的不断发展，合同管理信息化应运而生，合同管理由“粗放型”向“精细化”管理转变。全过程的信息化合同管理系统有利于企业形成“事前防范，事中控制和事后补救”的完整工作链条，有利于企业建成“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的科学高效的管控体系。

4.1. 合理的合同管理制度

合同管理制度作为合同管理规范化、制度化、效率化的前提和基础，是日常合同管理事务所遵循的重要依据，通过建立合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、纠纷处理和考核都处于有效的控制状态。

在构建全过程的合同信息化管理系统前，企业应首先梳理或建立合同管理制度体系，该体系应包含合同基础事务管理制度和科学规范的、适应企业经营发展的合同管理流程。

4.2. 覆盖各节点的合同管理信息化系统

现代企业建立的很多合同管理信息化系统都存在“重审签、轻履行”，缺乏过程控制等未覆盖合同管理流程各节点的现象。

合同管理信息化系统应覆盖每一份合同的审签、履行、变更、解除、转让及终止等各个节点，系统应同时具备统计管理功能，对合同文件进行系统有效的归类整理和统计分析，自动生成合同分析图表和所需报表数据，通过对合同节点的分析录入，进行有效的风险提示。实现合同从签订前、签订中、履行中、履行后的全生命周期管理模式。

1) 签订前管理

合同签订前管理应包含相对方管理、合同范本管理等模块。相对方管理模块可以帮助企业建立相对方的统一信息库，对合同相对方的营业执照、资信证明、授权委托等信息进行管理；合同范本管理模块可以对企业各类合同模板进行统一管理，为合同起草人员提供规范的工作指引，减少因合同不规范而浪费的时间和人力，提高合同会签效率。

2) 签订中管理

合同签订中管理应包含合同起草、合同审核、合同签署等模块。合同起草模块应支持合同基本信息的在线填写，包括合同的基本信息、签约主体、签约依据、正文、授权信息等，对于信息填写不完整的，将无法进入审批流程；合同审核模块应具备在线审批、审核要点提示、在线审批留痕等功能，同时应统一审核标准，将审核要点进行梳理并形成格式化、标准化的审核要素要求，各项审核要素满足要求，即可认为合同通过审核，提高合同审核工作的有效性；合同签署模块应具备打印、合同印章使用登记、签署文本上传等功能。

3) 履行中管理

合同履行中管理应包含履行计划、合同收付款、合同更新/解除等模块。

履行计划模块用于合同执行人对合同履行过程制定计划，针对制定的履行计划，合同执行人可以进行逐条反馈，相关领导和管理人员能及时跟进合同实际履行状况，对履行过程中发生的异常情况和风险情况及时关注；合同收付款模块应具备下列功能：在业务执行过程中，执行人在实际收付款时能够在系统中记录收付款信息，此收付款信息可以系统自动拆分到履行计划中，实现实际收付款和合同的关联和对比分析。该功能需进一步实现合同管理系统与财务系统的集成，满足财务核算与合同系统之间关于合同收付款信息的实时共享，减少手工录入导致的跨系统间信息不对等问题，减少跨系统间的数据查询。合同更新/解除模块应支持合同变更、解除的申请，且能上传相应的变更支持性文件，支持合同变更、解除的确认、核算和审批，同时，所有更新后的合同均需与原合同信息关联。

4) 履行后管理

合同履行后管理应包含合同归档、合同查询、合同统计等模块。

合同归档不仅是对线下纸质归档情况的记录，还应实现线上归档；合同查询应支持单条件查询及组合条件查询，合同查询的数据权限根据不同的角色有不同的权限，每个用户可以通过合同查询界面快速查询自己权限范围内的所有数据信息，并能导出自定义条件的excel文件；合同统计模块应提供多维度统计功能便于相关领导和管理人员了解合同总体签订情况，需要支持柱状图、饼状图、报表等多种直观的、可视化的统计形式，并可以根据自身需求从合同、业务板块、供应商(客户)、等各种不同组合要素进行自定义统计。

5. 合同信息化的未来发展

未来合同信息化系统会与企业业务管理系统、办公自动化(OA)、财务管理系统、人力资源管理系统等更紧密的融合，将业务管理、内部控制、风险管理、资金调度、会计核算、人员调配等有机结合在一起，把关键流程衔接起来，密切企业各部门的合作与协调，真正做到业财融合，减少管理盲区，提升企业管理效能，实现精细化管理，促进企业长远价值的实现。

随着信息技术水平的不断提高，企业合同管理必然会朝着信息化方向不断发展完善，科学有效的信息化管理模式，不仅能够使企业合同管理更加规范、标准，有效减少人为原因产生的合同管理法律风险问题，还能够在信息系统中对合同管理法律风险问题进行统一处理和分析，进一步提升企业合同管理效率，优化合同管理制度和流程，进而提升企业法律风险防控能力。

6. 结语

合同管理是一个动态的过程，以信息化手段实现合同全过程管理，可以将合同生命周期的各阶段有效融合在一个平台上，实时、动态地对各阶段进行监控，从而提升管控力度，降低企业管理风险；合同全过程管理也是对合同全要素收集的过程，可以将与合同有关的全部信息进行电子化归档，并通过统计分析功能实现数据治理，用大数据的思维辅助企业经营决策，提升企业现代化管理水平。

文章引用

党 铮. 基于信息化手段的合同全过程管理
Whole Process Management of Contract by Means of Information Technology[J]. 现代管理, 2021, 11(04): 337-340. https://doi.org/10.12677/MM.2020.114042

参考文献